Varje medlem i ledningsgruppen har ansvar för sin funktion eller avdelning, men framför allt har de ett gemensamt ansvar för helheten. En effektiv ledningsgrupp har inte råd med silotänk eller möten som mest består av avrapportering. Därför behöver de satsa på bättre samarbeten.
En svensk undersökning visar att en av fyra chefer inte tycker att deras ledningsgrupp är särskilt effektiv. Det finns ett antal utmaningar som ofta syns i ledningsgrupper. De vanligaste utmaningarna är att ledningen har ett otydligt syfte eller ineffektiva mötesformer.
Ledningsgrupper kan skapa ett unikt värde för sin organisation, utifrån sin position och sammansättning. Många ledningsgrupper samarbetar väldigt väl, men i mitt arbete som organisationspsykolog kommer jag ofta in när något skaver. Därför finns det anledning att titta närmare på vilka faktorer som utmärker effektiva ledningsgrupper. Hur kan ledningsgruppen bli ännu bättre?
Vad är ledningsgruppens uppdrag?
Ledningsgruppens uppdrag är att arbeta med frågor som inte kan lösas någon annanstans i organisationen; uppgifter som kräver gruppens samlade kompetens. Det kräver en balans mellan prioritering av administrativa, operativa och strategiska frågor.
Därför behöver ledningsgruppen skapa utrymme för både diskussion och beslutsfattande. Vilken typ av förberedelser krävs för att ta beslut och hur utvärderas beslut inom organisationen? Ju fler perspektiv som speglas i ledningsgruppens beslut, desto större är sannolikheten att besluten verkställs och gynnar hela organisationen.
När ledningsgruppen hanterar de viktigaste frågorna tillsammans blir arbetet roligt, engagerat och effektivt. Nyckeln till effektiva ledningsgrupper handlar därför om att arbeta med frågor som berör allas kompetens; att samtliga medlemmar bidrar med sin kunskap. Det är ytterst VD:n som ansvarar för att utveckla ledningsgruppens förmåga att skapa värde i organisationen.
Vad kännetecknar effektiva ledningsgrupper?
Det finns ett antal faktorer som utmärker högpresterande ledningsgrupper:
- Balanserad mångfald, vilket ger gruppen tillräckligt många perspektiv för att ta välgrundade beslut för hela organisationen.
- Guppen har spenderat tillräcklig tid med varandra för att uppnå psykologisk trygghet och ett öppet samtalsklimat inom gruppen.
- Det finns en gemensam syn på organisationens mål och hur dessa ska uppnås.
- Gruppens medlemmar har bättre samarbetsförmåga och en högre nivå av integritet, jämfört med lägre presterande grupper.
Vilka roller ingår i ledningsgruppen?
Rollerna i ledningsgruppen ska spegla organisationen. Varje ledare har ansvar för sin avdelning eller område, men ledningsgruppen företräder organisationen som helhet. Den ska verka för hela organisationens utveckling genom beslut som bidrar till organisationens gemensamma mål.
Ledningsgrupper behöver ett tydligt syfte
Forskning visar att en effektiv grupp behöver ha ett tydligt syfte för att fungera väl. Även om det kan kännas självklart, ser jag att bristen på tydligt syfte är en av de vanligaste utmaningarna för ledningsgrupper.
Ett tydligt syfte beskriver:
- ledningsgruppens funktion inom organisationen,
- på vilket sätt ledningsgruppen bidrar till att skapa värde,
- vilka uppgifter som ska utföras,
- ledningsgruppens mandat att ta beslut.
Med ett gemensamt syfte har ledningsgruppens medlemmar en tydlig bild av vilka ämnen och frågor som är prioriterade. På samma sätt blir det tydligt vad ledningsgruppen inte ska lägga tid på. En norsk metastudie av Bang och Midelfart beskriver tre parallella syften som gäller för alla ledningsgrupper:
- skapa värde för organisationen
- skapa värde för människorna som arbetar i organisationen
- bygga samarbetskompetens inom ledningsgruppen.
Psykologisk trygghet bidrar till gott samarbete
Det var professor Amy Edmondson vid Harvard Business School som gjorde psykologisk trygghet till ett välkänt begrepp redan på 90-talet. Edmondsons studier visade nämligen att medarbetare som känner sig trygga också vågar lyfta problem eller ge feeback, vilket leder till högre prestation inom teamet.
Psykologisk trygghet gör att gruppen vågar ha ärliga diskussioner, lyfta problem och arbeta med svåra frågor. Då kan gruppen tillvara på allas kompetens fullt ut samtidigt som teamkänslan stärks.
Det är en värdefull förmåga för grupper som snabbt ska kunna ta väl genomtänkta beslut. Först när ledningsgruppen kan prata öppet om de utmaningar och möjligheter som organisationen står inför, är det möjligt att hitta effektiva lösningar.
Sätt ett ramverk för ledningsgruppsmötena
Många ledningsgrupper har medlemmar som inte arbetar med varandra på daglig basis. Om man inte känner varandra är det svårt att förstå varandras perspektiv och därmed samarbeta effektivt. Det gör att man under ledningsgruppsmötena lätt fastnar i individfrågor som bara berör vissa personer, vilket påverkar gruppens motivation och effektivitet negativt.
Under mötena behöver alla i ledningsgruppen känna att de kan bidra i de frågor som tas upp. För att hålla effektiva ledningsgruppsmöten krävs tydliga ramar. Mötena behöver följa en struktur med en relevant agenda, där nyckeln är att förbereda information som ni skickar ut innan mötet. Då får ni tid åt diskussion och beslut när ni väl är samlade som grupp.
Hur väl fungerar ni som ledningsgrupp?
Som komplement till det löpande strategiska och operativa arbetet i organisationen, behöver ledare även tid för reflektion och utvärdering. Planera in tid för reflektion kring ledningsgruppens arbete för att utvärdera processerna och förbättra dem över tid.
Att reflektera över vilka uppgifter som prioriteras och hur utfallet påverkar organisationen skapar gruppen rutiner för att ständigt förbättra sitt arbete. Fattar ni beslut som tar er i rätt riktning?
Detta är en viktig och praktisk övning som ofta tränas vid ledningsgruppsutveckling. Här kan fasciliterade samtal med en extern partner ger goda insikter och hjälpa er att utvecklas snabbt. Då får ni stöd att staka ut en väg framåt, för att sedan på egen hand utveckla arbetet.
En modell för effektiva ledningsgrupper
Dr. Henning Bang och Thomas Nesset Midelfart har utvecklat en modell som jag använder i mitt arbete med ledningsgruppsutveckling för att identifiera vad som kommer ge mest utveckling för ledningsgruppen. Modellen som kallas Effect är en omfattande och effektiv insats som ger positiva effekter i hela organisationen.
Om du är nyfiken på att veta mer om hur ni kan effektivisera ledningsgruppens arbete, är du varmt välkommen att kontakta mig för ett rådgivande samtal. När du är redo finns det flera sätt som Devum kan stötta ert arbete:
- Ledningsgruppsutveckling – stärk ledningsgruppens förmåga att omsätta strategi till resultat med ett starkare samarbete inom gruppen.
- Individuell ledarskapscoaching – ger enskilda ledare rätt verktyg att utvecklas till sin fulla potential.
- Strategisk ledarutveckling – strategisk rådgivning och operativa insatser som tar er organisation till nästa nivå.
